Wat moet er op een factuur staan?
De gegevens die een factuur volgens de Belastingdienst moet bevatten, met per onderdeel waar het misgaat.
Een factuur die niet compleet is, is voor je klant lastig te verwerken en voor jezelf een risico bij een controle. De Belastingdienst stelt een vaste set eisen aan wat er op moet staan, en die set is korter dan de meeste mensen denken — maar er zitten een paar onderdelen in die stelselmatig vergeten worden.
Hieronder staat de volledige lijst, gevolgd door de gevallen waarin er iets extra's bij moet: verlegde btw, leveringen binnen de EU, en de vereenvoudigde factuur voor kleine bedragen.
De verplichte gegevens
Deze onderdelen horen op elke factuur die je als ondernemer verstuurt. Ontbreekt er één, dan is de factuur formeel niet geldig en kan je klant de btw er niet mee terugvragen.
- Een factuurnummer uit een doorlopende reeks, zonder gaten
- De factuurdatum
- De datum waarop je geleverd hebt of de dienst hebt uitgevoerd
- Je eigen naam, adres en woonplaats — niet alleen een postbus
- Naam en adres van je klant
- Je btw-identificatienummer
- Je KvK-nummer
- Een omschrijving en het aantal van wat je geleverd hebt
- Het bedrag exclusief btw, per btw-tarief apart
- Het btw-tarief en het btw-bedrag
Waar het meestal misgaat
De leverdatum is de meest vergeten regel. Veel mensen zetten alleen de factuurdatum op de factuur, maar als je in januari factureert voor werk dat in december af was, zijn dat twee verschillende data en horen ze er allebei op.
De tweede is de btw-specificatie per tarief. Zodra één factuur regels met 21% en met 9% bevat, mag je die niet optellen tot één btw-bedrag: elk tarief krijgt zijn eigen subtotaal en zijn eigen btw-regel.
De derde is de nummering. Een doorlopende reeks betekent dat er geen gaten in mogen zitten. Verwijder je een concept, dan mag het nummer daarvan niet stilzwijgend opnieuw gebruikt worden — en zeker niet later opnieuw uitgegeven aan een andere klant.
De gevallen met een extra vermelding
Verleg je de btw naar je afnemer, dan moet dat letterlijk op de factuur staan met de vermelding "btw verlegd", plus het btw-nummer van je klant. Je berekent dan zelf geen btw.
Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan horen zowel jouw btw-nummer als dat van je afnemer op de factuur, en vermeld je dat het een intracommunautaire levering betreft.
Voor bedragen tot € 100 inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Daarop kun je de gegevens van de afnemer weglaten, maar je eigen gegevens, de datum, de omschrijving en het btw-bedrag blijven verplicht.
Hoe lang je facturen moet bewaren
De bewaarplicht is zeven jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar waarin de factuur valt. Voor facturen die met onroerend goed te maken hebben is dat tien jaar.
Digitaal bewaren mag, zolang de factuur leesbaar blijft en niet meer te wijzigen is. Een PDF die je verstuurd hebt voldoet daaraan; een bewerkbaar tekstbestand niet.
Veelgestelde vragen
- Moet mijn KvK-nummer echt op de factuur?
- Ja. Het KvK-nummer hoort bij de verplichte gegevens voor ingeschreven ondernemingen, net als je btw-identificatienummer. Dat zijn twee verschillende nummers en ze horen er allebei op.
- Mag ik een factuurnummer opnieuw gebruiken als ik de factuur heb verwijderd?
- Nee. De reeks moet doorlopend zijn. Een verstuurde factuur corrigeer je met een creditfactuur die naar het oorspronkelijke nummer verwijst, niet door het nummer opnieuw uit te geven.
- Moet ik btw vermelden als ik onder de KOR val?
- Dan bereken je geen btw en zet je geen btw-bedrag op de factuur. Wel vermeld je dat je de kleineondernemersregeling toepast, zodat je klant weet waarom er geen btw in rekening is gebracht.