Offertes maken en versturen met AanvraX
Stel een professionele offerte samen op de bouwplaats of achter je bureau, verstuur hem als PDF en volg precies wat de klant ermee doet.
De offertemodule is het startpunt van vrijwel elke werkstroom in AanvraX. Een offerte is in de app geen los PDF-bestand maar een gestructureerd document met een klant, offerteregels, kortingen, reiskosten en een BTW-behandeling per regel. Doordat die gegevens gestructureerd worden opgeslagen, kan de app er later alles mee doen: er een factuur van maken, de bedragen doorrekenen en de status ervan terugkoppelen op je dashboard.
Deze pagina beschrijft hoe de offertemodule technisch is opgebouwd, welke velden een offerte bevat, hoe de statusflow werkt en hoe de berekeningen tot stand komen — zodat je precies weet wat er gebeurt als je op 'versturen' drukt.
Wat een offerte in AanvraX precies is
Elke offerte krijgt een eigen offertenummer met een instelbaar voorvoegsel, een offertedatum en een vervaldatum die automatisch wordt berekend uit de geldigheidsduur in je bedrijfsprofiel. Daarnaast bevat een offerte de klantgegevens, een lijst met offerteregels en optioneel een korting, reiskosten en een vrije notitie.
Belangrijk detail: de klantgegevens worden bij de offerte opgeslagen én gekoppeld aan je klantenbestand. Verandert het adres van een klant later, dan blijft de verstuurde offerte tonen wat er destijds op stond. Dat is bewust: een verstuurd document moet reproduceerbaar blijven.
- Offertenummer met eigen prefix, doorlopend genummerd
- Offertedatum en automatisch berekende vervaldatum
- Klantgegevens inclusief KvK- en BTW-nummer voor zakelijke klanten
- Onbeperkt aantal offerteregels met aantal, eenheid, stukprijs en BTW-tarief
- Korting als percentage of als vast bedrag
- Optionele reiskosten met een eigen BTW-tarief
- Vrije notities en een instelbare afsluittekst
Offerteregels en eenheden
Een offerteregel bestaat uit een omschrijving, een aantal, een stukprijs, een BTW-tarief en een eenheid. De eenheden zijn afgestemd op praktische vakgebieden: stuk, uur, m², meter, kilogram, rit, dag, set en liter. Daardoor leest een offerte voor een stukadoor (m²) net zo natuurlijk als voor een adviseur (uur) of een transporteur (rit).
Regels kun je met de hand invoeren of ophalen uit je catalogus. Bij het ophalen worden omschrijving, prijs, eenheid en BTW-tarief overgenomen, waarna je ze per offerte nog kunt aanpassen zonder dat de catalogus verandert.
Hoe de bedragen worden berekend
De berekening verloopt in een vaste volgorde, zodat het resultaat altijd controleerbaar is. Eerst wordt het subtotaal van alle regels bepaald. Daarna gaat de korting eraf — bij een percentage over het regelsubtotaal, bij een vast bedrag als absolute aftrek. Vervolgens komen eventuele reiskosten erbij, met hun eigen BTW-tarief. Pas daarna wordt de BTW per tarief berekend.
De BTW wordt niet als één bedrag over het totaal gerekend, maar per tarief gegroepeerd. Een offerte met regels van 21% en 9% toont dus twee BTW-regels. Dat is geen cosmetica: een BTW-specificatie per tarief is een eis voor een geldige factuur, en de offerte is de basis waaruit die factuur ontstaat.
De statusflow van concept tot geaccepteerd
Een offerte doorloopt vijf statussen: concept, finaal, verzonden, geaccepteerd en afgewezen. Zolang een offerte concept is, kun je alles wijzigen. Zodra je hem verstuurt, legt de app het moment van verzenden vast en verandert de status mee met wat de klant doet.
Bij afwijzing kan een reden worden vastgelegd. Die reden is meer dan administratie: over meerdere offertes heen laat het zien waar je aanbod structureel op stukloopt — prijs, doorlooptijd of scope.
- Concept — vrij bewerkbaar, telt nog niet mee in je maandquota
- Finaal — inhoudelijk vastgesteld, klaar om te versturen
- Verzonden — verstuurmoment vastgelegd
- Geaccepteerd — kan met één handeling worden omgezet naar een factuur
- Afgewezen — met optionele reden voor je eigen analyse
Automatisch opslaan van concepten
Een offerte opstellen gebeurt zelden in één ononderbroken sessie. AanvraX bewaart daarom automatisch een concept terwijl je typt. Wordt de app afgesloten, valt je verbinding weg of gaat je telefoon uit, dan biedt de app bij de volgende start aan om het herstelde concept te openen. Je verliest geen half ingevoerde offerte meer.
Van offerte naar factuur
Een geaccepteerde offerte kan direct worden omgezet naar een factuur. Alle regels, kortingen, reiskosten en BTW-instellingen gaan mee; de factuur krijgt een eigen nummerreeks en een vervaldatum op basis van je betaaltermijn. De koppeling tussen offerte en factuur blijft bewaard, zodat je vanuit een factuur altijd terug kunt naar het oorspronkelijke aanbod.
Veelgestelde vragen
- Kan ik een offerte aanpassen nadat ik hem heb verstuurd?
- Ja. De offerte blijft bewerkbaar en je kunt een bijgewerkte versie opnieuw versturen. De app bewaart wanneer de offerte voor het eerst is verzonden, zodat je doorlooptijden zuiver blijft meten.
- Hoeveel offertes kan ik maken?
- Offertes en facturen zijn onbeperkt, ook in het gratis abonnement. Er is geen maandelijks maximum meer.
- Kan ik verschillende BTW-tarieven in één offerte combineren?
- Ja. Het BTW-tarief staat per regel, dus 21% en 9% naast elkaar is geen probleem. De PDF toont een specificatie per tarief.