Versturen vanaf je eigen domein
Koppel je domein met drie DNS-records en je offertes, facturen en herinneringen vertrekken vanaf jouw eigen e-mailadres in plaats van dat van AanvraX.
Standaard verstuurt AanvraX je documenten vanaf een adres op ons eigen domein, met jouw bedrijfsnaam als afzendernaam en jouw e-mailadres als antwoordadres. Dat werkt, maar de ontvanger ziet in de details van de mail altijd dat er een tussenpartij in het spel is. Koppel je je eigen domein, dan staat jouw adres in de From-regel en is er van AanvraX niets meer te zien.
Die koppeling gebeurt met DNS-records: kleine regels die je bij de beheerder van je domein toevoegt en die bewijzen dat jij dat domein daadwerkelijk in handen hebt. Deze pagina legt uit welke records dat zijn, waarom ze nodig zijn, wat er tijdens de koppeling gebeurt en welke gegevens erbij betrokken zijn.
Wat er verandert in de mail
Zonder eigen domein staat er een adres van AanvraX in de From-regel en jouw eigen adres in de Reply-To. Met een gekoppeld domein staat jouw adres in allebei de rollen — of preciezer: het domein komt uit de koppeling en het deel vóór de @ kies je zelf. Veelgebruikte keuzes zijn info, offerte, facturen, administratie of contact.
Het antwoordadres blijft apart instelbaar en komt uit je bedrijfsprofiel. Dat is bewust: een verzenddomein hoeft geen postvak te hebben. Je kunt prima vanaf facturen@jouwbedrijf.nl versturen terwijl antwoorden binnenkomen op het adres dat je echt leest.
- Afzender: het deel vóór de @ dat je kiest, op je geverifieerde domein
- Afzendernaam: je bedrijfsnaam uit het profiel
- Antwoordadres: het e-mailadres uit je bedrijfsprofiel, los van de afzender
- De vermelding onder aan de mail dat hij via AanvraX verstuurd is, vervalt
De drie DNS-records
Je krijgt drie records te zien met een type, een naam en een waarde. Ze staan alle drie op een eigen naam onder je domein en raken je bestaande records niet aan: er wordt alleen iets toegevoegd, nooit iets gewijzigd of verwijderd. Je website blijft werken en je bestaande mail blijft binnenkomen.
Hieronder de vorm die je krijgt. De onderste twee regels zijn letterlijk wat je invult — die zijn voor iedereen gelijk. Alleen de DKIM-sleutel verschilt per domein; die krijg je in de app te zien en is een paar honderd tekens lang.
- DKIM — de publieke helft van een sleutelpaar. Elke mail wordt met de privéhelft ondertekend; de ontvanger haalt deze publieke helft op om die handtekening te controleren.
- SPF op send — vertelt ontvangers welke servers namens dat subdomein mogen versturen. Je SPF op het hoofddomein blijft ongemoeid, dus een bestaande mailprovider raakt niet in de knoop.
- MX op send — het retouradres voor bounces en klachten. Komt een factuur niet aan, dan gaat die melding hierheen en niet naar een zwart gat.
TXT resend._domainkey p=<jouw eigen sleutel> ← per domein uniek
TXT send v=spf1 include:amazonses.com ~all
MX send feedback-smtp.eu-west-1.amazonses.com (prio 10)Waarom deze records nodig zijn
E-mail kent van zichzelf geen afzendercontrole: iedereen kan in de From-regel zetten wat hij wil. Daarom is er een laag bovenop gebouwd waarmee een ontvangende server kan nagaan of een bericht echt van het genoemde domein komt. DKIM en SPF zijn twee helften van die controle, en DMARC is de regel die zegt wat er moet gebeuren als ze niet kloppen.
Zonder deze records zou een factuur vanaf jouw domein er voor Gmail of Outlook uitzien als een bericht dat zich voordoet als jou. Dat belandt in het gunstigste geval in de spammap en wordt in het ongunstigste geval geweigerd. Met de records erin klopt het verhaal en komt de mail gewoon aan.
Hoe de koppeling verloopt
Je vult je domein in, waarna het wordt aangemeld en je de drie records te zien krijgt. Elk veld is los kopieerbaar, omdat je aan de andere kant ook drie losse invoervakken invult. Zet je ze bij je DNS-beheerder neer, dan controleert de app zelf elke minuut of ze doorgekomen zijn — je hoeft niet te blijven klikken.
Per record zie je of hij al gevonden is. DKIM duurt doorgaans het langst omdat de controle daarvan bij meerdere partijen langsgaat. Meestal is alles binnen een uur rond; DNS kan er in het ongunstigste geval een dag over doen. Blijft het langer dan drie dagen hangen, dan kun je het domein loskoppelen en opnieuw toevoegen.
Als iemand anders je DNS beheert
De partij waar je je domein hebt gekocht is vaak niet de partij die je DNS beheert. Wie ooit een website heeft laten bouwen, staat regelmatig bij een andere dienst dan hij denkt. Daarom kijkt de app naar de nameservers van je domein en vertelt hij waar je moet zijn, met een directe link naar het juiste beheerpaneel.
Kom je er zelf niet in, dan mail je de records door naar degene die dat wel kan. Die krijgt ze in een tabel met uitleg erbij en met jouw adres als antwoordadres. Zet hij ze erin, dan ziet de app dat vanzelf; er hoeft niets teruggekoppeld te worden.
Welke gegevens hierbij komen kijken
We vragen nooit om toegang tot je domein. Geen wachtwoord, geen API-sleutel, geen koppeling met je registrar. Jij zet de records er zelf in, of degene die je DNS beheert doet het. Daardoor kan AanvraX niets aan je domein wijzigen — niet nu en niet later.
Om te kunnen zeggen waar je DNS staat, wordt de nameserver van je domein opgevraagd. Dat is een openbare opvraging die iedereen kan doen en waarbij alleen de domeinnaam die je zelf hebt ingevuld de deur uitgaat.
De verzending zelf loopt via Resend, dat op zijn beurt op Amazon SES in de EU-regio draait. Zowel de opgeslagen koppeling als de verzending blijft daarmee binnen de Europese Unie.
- Opgeslagen: de domeinnaam, de verificatiestatus, de DNS-records zoals ze getoond worden en het deel vóór de @ dat je kiest
- Niet opgeslagen: inloggegevens, sleutels of iets anders waarmee toegang tot je domein mogelijk is
- Ontvangen staat uit: op het gekoppelde domein wordt geen postvak aangemaakt en er wordt geen inkomende mail gelezen
- Loskoppelen verwijdert de koppeling bij de mailprovider en de gegevens bij ons; de records mag je daarna zelf weghalen
Zonder eigen domein
Koppelen is nergens voor nodig om te kunnen factureren. Zonder gekoppeld domein vertrekt je mail vanaf ons adres, met jouw bedrijfsnaam ervoor en jouw e-mailadres als antwoordadres. Klanten antwoorden gewoon bij jou en herkennen je aan de naam.
Het verschil zit in wat de ontvanger in de details ziet en in hoe filters je beoordelen. Verstuur je veel en wil je zo min mogelijk in spammappen belanden, dan is een eigen domein de stap die daar het meeste aan doet.
Veelgestelde vragen
- Ik mail vanaf Gmail of mijn provider. Kan ik dit gebruiken?
- Niet met dat adres. Een domein koppelen kan alleen als het van jou is, en gmail.com of ziggo.nl zijn dat niet — je kunt daar geen records in zetten. Heb je een eigen website, dan kun je dat domein wel gebruiken, ook al mail je zelf vanaf Gmail. Heb je geen domein, dan verstuur je gewoon zoals nu: met je bedrijfsnaam als afzender en je eigen adres als antwoordadres.
- Raakt mijn bestaande e-mail hierdoor in de war?
- Nee. De records staan op eigen namen onder je domein en er wordt alleen toegevoegd. Je SPF-record op het hoofddomein en je MX voor inkomende post blijven zoals ze zijn.
- Kan AanvraX bij mijn domein of mijn mail?
- Nee. Er wordt nooit om een wachtwoord of API-sleutel gevraagd en je zet de records zelf. Ontvangen staat uit, dus er wordt geen postvak aangemaakt en geen inkomende mail gelezen.
- Ik weet niet waar mijn DNS staat. Wat nu?
- De app kijkt naar de nameservers van je domein en vertelt het je, met een link naar het juiste beheerpaneel. Kom je er niet in, dan mail je de records door naar degene die je domein beheert.
- Waarom is één record nog niet gevonden terwijl de andere twee er staan?
- Dat is normaal. De DKIM-controle gaat bij meer partijen langs en duurt daardoor doorgaans het langst. Zolang de records goed staan komt hij vanzelf; je hoeft niets opnieuw te doen.
- Kan ik het adres later nog aanpassen?
- Ja. Het domein ligt vast na verificatie, maar het deel vóór de @ pas je aan wanneer je wilt, zonder dat er iets aan je DNS hoeft te veranderen.
- Wat gebeurt er als ik mijn abonnement opzeg?
- Je mail vertrekt dan weer vanaf ons adres, met jouw bedrijfsnaam als afzendernaam. Er gaat niets verloren en er wordt niets geweigerd; je kunt gewoon blijven factureren.