Privacybeleid – AanvraX

Dit privacybeleid geldt voor de AanvraX-app, webapp en bijbehorende website. In dit beleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met welke partijen wij samenwerken en welke rechten u heeft onder de AVG.

Meer informatie over cookies en vergelijkbare technieken vindt u in ons cookiebeleid.

AanvraX is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die nodig zijn om uw account, abonnement, beveiliging, ondersteuning en productverbetering te beheren. Voor persoonsgegevens van uw eigen klanten, leveranciers of medewerkers die u zelf in AanvraX invoert, bent u in veel gevallen zelf verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt AanvraX die gegevens als softwareleverancier of verwerker voor zover wettelijk van toepassing.

Heeft u formele bedrijfsgegevens van de aanbieder nodig of wilt u een verwerkersovereenkomst bespreken, neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze pagina.

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens en zakelijke gegevens:

• Accountgegevens – zoals naam, e-mailadres, inlogmethode en accountstatus
• Bedrijfs- en profielgegevens – zoals bedrijfsnaam, adresgegevens, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN, logo en documentinstellingen
• Document- en klantgegevens – zoals offertes, facturen, klantgegevens, regelitems, betaaltermijnen, notities en statusinformatie
• Betaal- en abonnementsgegevens – zoals abonnementsniveau, looptijd, aankoopstatus, betaalstatus, betalingsreferenties, feature-entitlements en gegevens rond online betaalverzoeken
• Gebruiks-, apparaat- en diagnosegegevens – zoals foutmeldingen, loggegevens, technische identifiers, notificatievoorkeuren, verbruiksstanden binnen Free/Pro-limieten en gebruiksinformatie die nodig is voor beveiliging en productverbetering
• Geüploade bestanden – zoals logo's, pdf-documenten en andere bestanden die u in de app gebruikt

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een geldige grondslag voor is, zoals uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigd belang of uw toestemming.

• Uitvoering van de overeenkomst – voor accountbeheer, synchronisatie, offertes, facturen, export, betalingen, abonnementen, het toepassen van planrechten en ondersteuningsverzoeken
• Wettelijke verplichtingen – bijvoorbeeld voor bewaarplichten, fiscale administratie, fraudepreventie en afhandeling van juridische verzoeken
• Gerechtvaardigd belang – voor beveiliging, misbruikpreventie, handhaving van eerlijke gebruikslimieten, foutdiagnostiek, productonderhoud en verbetering van stabiliteit en prestaties
• Toestemming – voor optionele functies zoals pushnotificaties voor zover toestemming vereist is

Voor optionele cookies of vergelijkbare technieken op onze websites vragen wij vooraf toestemming via de cookiebanner. Noodzakelijke opslag gebruiken wij uitsluitend voor beveiliging, stabiliteit en het onthouden van uw voorkeuren.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor de levering van de dienst, naleving van wetgeving of beveiliging van onze systemen. Daarbij kunnen wij onder meer gebruikmaken van de volgende categorieën verwerkers en dienstverleners:

• Supabase – voor authenticatie, database, opslag en realtime synchronisatie
• Resend of vergelijkbare e-maildiensten – voor systeemmails, herinneringen en verzending van documenten
• Mollie – wanneer u online betaalfuncties activeert voor uw klanten
• Creem – voor het afsluiten en beheren van een abonnement via de webversie, inclusief de betaling en facturatie daarvan
• Google en Google Play – voor Google Sign-In en voor Android-abonnementen of aankopen die via Google Play worden beheerd
• Pushnotificatie-infrastructuur – via Expo en de onderliggende platformdiensten wanneer u notificaties inschakelt
• OpenAI – voor het automatisch uitlezen van een bon of factuur die u fotografeert; de afbeelding wordt alleen voor die herkenning verwerkt en niet gebruikt om modellen te trainen
• Cloudflare – als netwerk- en beveiligingslaag voor onze websites en API; het verkeer loopt hierlangs, waarbij onder meer IP-adressen kortstondig worden verwerkt om misbruik en aanvallen te weren
• Railway – als hostingpartij voor de dienst die uw offertes en facturen omzet naar PDF
• Door of namens AanvraX beheerde logging- en foutdiagnostiek – voor het opsporen van crashes, storingen en beveiligingsincidenten

Waar wettelijk vereist sluiten wij verwerkersovereenkomsten of gebruiken wij andere passende contractuele waarborgen. Als een dienstverlener buiten de EER verwerkt, zorgen wij voor passende doorgiftemaatregelen voor zover de AVG dat verlangt.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een zwaarwegend gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist.

• Account- en profielgegevens – zolang uw account actief is en daarna zolang dat nodig is voor support, beveiliging of afwikkeling van openstaande zaken
• Factuur-, offerte- en administratieve gegevens – zolang nodig voor de dienst en, waar wettelijk verplicht, ten minste de toepasselijke fiscale of administratieve bewaartermijn, waaronder in Nederland doorgaans 7 jaar voor administratieve bescheiden
• Diagnose- en beveiligingslogs – zo kort mogelijk en alleen zolang nodig voor foutanalyse, fraudepreventie en systeembeveiliging
• Back-ups – kunnen tijdelijk langer blijven bestaan totdat de betreffende back-upcyclus is overschreven

Als u accountverwijdering aanvraagt, verwijderen of anonimiseren wij gegevens die niet langer nodig zijn in beginsel binnen 30 dagen na verificatie van het verzoek. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals bepaalde factuur- en administratiegegevens, worden niet direct verwijderd maar beperkt bewaard voor nalevingsdoeleinden.

Sommige van onze dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval treffen wij passende maatregelen, zoals contractuele doorgiftemechanismen, aanvullende beveiligingsafspraken of het gebruik van leveranciers met een passend beschermingsniveau, voor zover de AVG dat vereist.

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage – vraag een kopie van uw persoonsgegevens op
• Recht op rectificatie – corrigeer onjuiste gegevens
• Recht op verwijdering – vraag verwijdering van uw gegevens aan
• Recht op beperking – vraag tijdelijke beperking van verwerking aan in de gevallen die de AVG noemt
• Recht op dataportabiliteit – ontvang bepaalde gegevens in een gestructureerd formaat
• Recht van bezwaar – maak bezwaar tegen bepaalde verwerkingsactiviteiten
• Recht om toestemming in te trekken – voor verwerkingen die op toestemming zijn gebaseerd
• Recht om een klacht in te dienen – bijvoorbeeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Om een van deze rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via onderstaande gegevens.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking. Denk aan toegangsbeperking, versleuteling waar passend, beveiligde verbindingen, logging en periodieke controles. Geen enkel systeem is echter volledig risicovrij.

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij materiële wijzigingen kunnen wij u daarnaast via de app of per e-mail informeren.

Voor privacyvragen, gegevensverzoeken, een verzoek tot accountverwijdering, een vraag over formele bedrijfsgegevens of een verzoek rond een verwerkersovereenkomst kunt u contact met ons opnemen via:

Wij reageren in beginsel binnen 30 dagen op uw verzoek. In complexe gevallen mogen wij die termijn conform de AVG verlengen.