Klantbeheer: één klantenbestand achter al je documenten
Adresgegevens, KvK- en BTW-nummer, omzet en openstaand saldo per klant — automatisch bijgehouden.
Klantgegevens die in losse documenten leven, lopen onvermijdelijk uit elkaar. Je hebt een verhuisd adres op de ene factuur en het oude adres op de volgende offerte, en niemand weet welke de juiste is.
AanvraX houdt daarom één centraal klantenbestand aan waaraan offertes en facturen worden gekoppeld. Nieuwe documenten nemen de actuele gegevens over; al verstuurde documenten blijven tonen wat er destijds op stond.
Wat er per klant wordt vastgelegd
Naast de basisgegevens houdt de app het onderscheid tussen zakelijke en particuliere klanten bij. Dat is geen labeltje: het bepaalt of e-facturatie via UBL of Peppol van toepassing is, of er een BTW-nummer op de factuur hoort en of verlegging überhaupt aan de orde kan zijn.
- Naam, bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats en land
- E-mailadres en telefoonnummer
- KvK-nummer en BTW-identificatienummer
- Zakelijk of particulier
- Vrije notities
Automatisch bijgehouden kengetallen
Per klant berekent de app een aantal waarden mee: de totale omzet, het openstaande bedrag, het aantal offertes en het aantal facturen, en de datum van het laatste contact. Die worden bij de klant opgeslagen zodat een klantenoverzicht ook bij honderden documenten direct laadt.
In de praktijk gebruik je die cijfers voor twee vragen die er echt toe doen: wie levert mij het meeste op, en wie kost mij het meeste geduld.
Waarom het land van je klant meetelt
Het landveld is niet decoratief. Voor intracommunautaire leveringen — verkoop aan een BTW-plichtige afnemer in een ander EU-land — geldt een eigen behandeling op de factuur, met verlegging naar de afnemer en de bijbehorende vermelding. Zonder land en geldig BTW-nummer bij de klant kan de app die behandeling niet correct toepassen.
Historie per klant
Vanuit een klant zie je alle bijbehorende offertes en facturen. Bij een terugkerende opdrachtgever betekent dat: vorige offerte openen, kopiëren, prijzen aanpassen, versturen. Dat is meestal een kwestie van minuten in plaats van opnieuw beginnen.
Veelgestelde vragen
- Verandert een oude factuur mee als ik het adres van een klant aanpas?
- Nee. Verstuurde documenten behouden de gegevens zoals die er destijds op stonden; alleen nieuwe documenten nemen de actuele gegevens over.
- Waarom moet ik aangeven of een klant zakelijk of particulier is?
- Dat bepaalt of e-facturatie via UBL en Peppol van toepassing is en hoe de BTW moet worden behandeld.
- Zie ik per klant wat er nog openstaat?
- Ja, het openstaande bedrag wordt per klant bijgehouden en meegeteld in je totaaloverzicht.