Een offerte schrijven die geaccepteerd wordt
Wat er in een offerte hoort, hoe je hem opbouwt, en waarom de meeste offertes stilvallen na het versturen.
Een offerte is geen prijsopgave met een briefhoofd eromheen. Het is het document waarmee je klant een beslissing neemt, vaak zonder dat jij erbij bent om iets toe te lichten. Alles wat onduidelijk is, wordt in jouw nadeel uitgelegd of leidt tot uitstel.
Deze gids loopt de vaste onderdelen langs, in de volgorde waarin ze het beste gelezen worden.
De vaste onderdelen
Een offerte die werkt bevat vrijwel altijd dezelfde blokken. De volgorde is belangrijker dan de opmaak: begin bij wat de klant gevraagd heeft, niet bij wie jij bent.
- Een korte samenvatting van de vraag, in de woorden van de klant
- Wat je gaat doen, opgesplitst in herkenbare onderdelen
- Wat er expliciet niet bij zit
- De prijs per onderdeel, en het totaal
- De doorlooptijd of startdatum
- Hoe lang de offerte geldig is
- Betalingsvoorwaarden en de verwijzing naar je algemene voorwaarden
- Hoe de klant akkoord geeft
Splits de prijs op
Eén totaalbedrag onderaan geeft de klant maar twee keuzes: ja of nee. Een opgesplitste prijs geeft hem een derde: dit deel wel, dat deel later. Dat is bijna altijd beter dan een afwijzing, en het maakt het gesprek over de prijs concreet in plaats van principieel.
Zet optionele onderdelen apart en markeer ze als optie, zodat het totaal niet onnodig hoog oogt. Wat de klant zelf kan kiezen, hoeft niet in het bedrag te zitten waar hij ja tegen zegt.
Benoem wat er niet bij zit
Het onderdeel dat het vaakst ontbreekt is de afbakening. Als je niet opschrijft wat er buiten valt, gaat de klant ervan uit dat het erbij hoort — en dat verschil kom je pas tegen als het werk al loopt.
Twee of drie regels zijn genoeg. Ze voorkomen meerwerkdiscussies die anders altijd achteraf gevoerd worden, wanneer de verhoudingen minder gunstig zijn.
Opvolging is waar de meeste offertes stranden
Een offerte die verstuurd is en waar niets meer mee gebeurt, is geen 'nee' — meestal is het gewoon een mail die onderop de stapel is beland. Eén korte opvolging na een week haalt een merkbaar deel daarvan alsnog binnen.
Een geldigheidsdatum helpt daarbij, niet als drukmiddel maar als natuurlijke aanleiding om nog een keer te mailen. Zonder die datum blijft een offerte oneindig open staan en verdwijnt hij vanzelf.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang moet een offerte geldig blijven?
- Veertien tot dertig dagen is gebruikelijk. Korter voelt gehaast, langer haalt de urgentie eruit en laat je vastzitten aan prijzen die intussen achterhaald zijn.
- Is een geaccepteerde offerte een contract?
- Zodra je klant akkoord geeft op je aanbod, is er een overeenkomst. Daarom is het belangrijk dat de offerte zelf vermeldt wat er wel en niet bij zit, en naar welke algemene voorwaarden hij verwijst.
- Moet ik btw op een offerte vermelden?
- Aan zakelijke klanten noem je normaal gesproken bedragen exclusief btw, met het btw-bedrag apart. Aan particulieren hoor je het bedrag inclusief btw te tonen, want dat is wat zij daadwerkelijk betalen.