Offertes online laten accepteren via het klantportaal
Stuur een beveiligde link mee met je offerte. De klant klikt op akkoord en jij ziet direct wanneer dat gebeurde.
De klassieke offerteflow eindigt vaak in stilte: je stuurt een PDF en wacht af. Het klantportaal van AanvraX verkort die stap. Bij het versturen kun je een persoonlijke, beveiligde link meesturen waarmee de klant de offerte online bekijkt en met één klik akkoord geeft of afwijst.
Voor jou levert dat twee dingen op die een PDF nooit kan geven: een aantoonbaar akkoordmoment en zicht op wat er met je offerte gebeurt tussen versturen en beslissen.
Hoe de portaal-link werkt
Zet je bij een offerte de optie voor online acceptatie aan, dan genereert de app een uniek token dat als weblink wordt meegestuurd. Die link is niet te raden en niet af te leiden uit het offertenummer. Er hangt bovendien een vervaldatum aan: na afloop werkt de link niet meer en moet je hem opnieuw uitgeven.
De klant heeft geen account, app of wachtwoord nodig. De link opent de offerte in de browser, op elk apparaat.
Wat er wordt vastgelegd
Zodra de klant de offerte voor het eerst opent, registreert de app dat moment. Bij een reactie legt de app vast wanneer die kwam, of het een akkoord of afwijzing was, het IP-adres van de reactie en — bij afwijzing — een eventuele toelichting van de klant.
Die combinatie is bruikbaar bewijsmateriaal. Bij een geschil over de vraag of er opdracht is verleend, staat er een tijdstip en herkomst tegenover 'daar weet ik niets van'.
- Moment van eerste weergave door de klant
- Moment van akkoord of afwijzing
- IP-adres van de reactie
- Reden van afwijzing, als de klant die invult
- Vervaldatum van de link
Waarom het je conversie helpt
Elke extra handeling tussen 'ja, doen' en een vastgelegd akkoord kost opdrachten. Een klant die moet printen, tekenen, scannen en mailen, stelt uit. Een klant die op één knop kan drukken, doet dat meteen — vaak op de telefoon, vaak buiten kantooruren.
Even waardevol is de informatie die je krijgt als er níet wordt gereageerd. Zie je dat een offerte drie keer is geopend maar niet beantwoord, dan weet je dat het aanbod leeft en dat een telefoontje zin heeft. Is hij nooit geopend, dan is het een bezorgprobleem en geen prijsprobleem.
Veelgestelde vragen
- Heeft mijn klant een account nodig?
- Nee. De link opent de offerte direct in de browser. De beveiliging zit in het unieke token en de vervaldatum.
- Wat gebeurt er als de link is verlopen?
- De offerte is dan niet meer opvraagbaar via die link. Je kunt de offerte opnieuw versturen, waarmee een nieuwe geldige link wordt uitgegeven.
- Kan ik zien of een klant mijn offerte heeft bekeken?
- Ja, het moment van eerste weergave wordt vastgelegd bij de offerte.