Facturen maken die aan de eisen voldoen
Van concept tot betaald, met doorlopende nummering, statusbewaking en een PDF die alle wettelijk verplichte gegevens bevat.
De factuurmodule is het financiële hart van AanvraX. Een factuur ontstaat uit een geaccepteerde offerte of vanaf nul, en doorloopt daarna een levenscyclus die de app volledig bijhoudt: verstuurd, bekeken, deels betaald, betaald, vervallen, geannuleerd of gecrediteerd.
Achter die eenvoud zit een aantal bewuste ontwerpkeuzes rond factuurnummering, BTW en betalingen. Die worden hieronder toegelicht, omdat ze bepalen of je administratie later klopt.
Factuurnummering: waarom concepten geen nummer krijgen
Een factuur in concept heeft in AanvraX bewust nog géén factuurnummer. Het nummer wordt pas toegekend op het moment dat je de factuur definitief maakt en verstuurt. Daarmee blijft je nummerreeks aaneengesloten.
Zou elk concept meteen een nummer krijgen, dan ontstaan gaten in de reeks zodra je een concept weggooit. Een gat in je factuurnummering is precies het soort onregelmatigheid dat bij een controle om uitleg vraagt. Deze aanpak voorkomt dat probleem structureel.
De statussen van een factuur
De factuurstatus is geen vrij label maar een vastgelegde toestand met bijbehorende gegevens. Elke overgang wordt gelogd met tijdstip en, waar van toepassing, een reden. Zo ontstaat een audittrail waarmee je achteraf kunt reconstrueren wat er wanneer met een factuur is gebeurd.
- Concept — nog geen factuurnummer, vrij bewerkbaar
- Verzonden — nummer toegekend, verstuurmoment vastgelegd
- Bekeken — de klant heeft de factuur geopend, inclusief teller
- Deels betaald — er is een deelbetaling geregistreerd
- Betaald — volledig voldaan, met betaaldatum
- Vervallen — betaaltermijn verstreken zonder volledige betaling
- Geannuleerd — ingetrokken
- Gecrediteerd of deels gecrediteerd — er is een creditfactuur aan gekoppeld
Wat er verplicht op een factuur moet staan
De PDF die AanvraX genereert bevat standaard alle gegevens die een factuur in Nederland moet bevatten. Je hoeft daar zelf niet aan te denken, mits je bedrijfsprofiel volledig is ingevuld — daarom is dat de eerste stap tijdens de onboarding.
- Volledige naam en adres van jouw onderneming en van je klant
- Je BTW-identificatienummer en KvK-nummer
- Een uniek, doorlopend factuurnummer
- De factuurdatum en de vervaldatum
- Een omschrijving en aantal van de geleverde goederen of diensten
- Het bedrag exclusief BTW, het BTW-tarief en het BTW-bedrag per tarief
- Bij verlegde BTW: de vermelding 'BTW verlegd' en het BTW-nummer van de afnemer
- Bij de kleineondernemersregeling: de bijbehorende vermelding in plaats van BTW
Betaaltermijn en vervaldatum
De vervaldatum wordt berekend uit de betaaltermijn in je bedrijfsprofiel, met dertig dagen als gangbare standaard. Per factuur kun je daarvan afwijken. Zodra de vervaldatum passeert zonder dat het volledige bedrag is voldaan, verspringt de status naar vervallen — en dat is het signaal waarop de herinneringsmodule aanslaat.
Deelbetalingen en openstaand saldo
Een factuur houdt zelf bij hoeveel er is betaald en hoeveel er nog openstaat. Betaalt een klant in delen, dan registreer je elke betaling apart met bedrag, datum en betaalmethode. De app werkt het openstaande saldo bij en zet de status pas op betaald als het bedrag volledig is voldaan.
Daardoor is 'openstaand' in AanvraX altijd een optelsom van echte restbedragen en niet van hele factuurbedragen waarvan de helft al binnen is.
Veelgestelde vragen
- Waarom heeft mijn conceptfactuur geen nummer?
- Het factuurnummer wordt pas toegekend bij het definitief maken, zodat er geen gaten in je nummerreeks ontstaan als je een concept verwijdert.
- Kan ik een verstuurde factuur nog corrigeren?
- Een verstuurde factuur corrigeer je met een creditfactuur, niet door het origineel te wijzigen. AanvraX ondersteunt dat en koppelt de creditfactuur aan het origineel.
- Zie ik of de klant mijn factuur geopend heeft?
- Ja. De app registreert het eerste weergavemoment, het laatste weergavemoment en het aantal keer dat de factuur is bekeken.