Product- en dienstencatalogus voor snellere offertes
Leg je vaste posten één keer vast met prijs, eenheid en BTW-tarief — daarna staan ze met één tik in je offerte.
De meeste ondernemers verkopen een beperkte set dingen, in wisselende combinaties. Toch wordt elke offerte opnieuw uitgetypt, met elke keer weer het risico op een verkeerd BTW-tarief of een prijs van vorig jaar.
De catalogus lost dat op: je legt je vaste posten één keer goed vast en haalt ze daarna op in offertes en facturen.
Wat een catalogusitem bevat
Een item bestaat uit een naam, een optionele uitgebreidere omschrijving, een stukprijs, een BTW-tarief, een eenheid en een categorie. Die uitgebreide omschrijving is belangrijker dan hij lijkt: een offerte waarin per regel staat wát er precies gebeurt, wint het van een offerte met alleen een totaalprijs.
- Naam en uitgebreide omschrijving
- Stukprijs en BTW-tarief
- Eenheid: stuk, uur, m², meter, kg, rit, dag, set of liter
- Categorie voor groepering
- Actief of inactief, plus een eigen sorteervolgorde
Actief en inactief in plaats van verwijderen
Items die je niet meer aanbiedt zet je op inactief in plaats van ze te verwijderen. Ze verdwijnen uit de keuzelijst, maar oude offertes en facturen waarin ze voorkomen blijven kloppen. Wie zulke items weggooit, houdt documenten over die naar niets meer verwijzen.
Prijzen aanpassen zonder oude documenten te raken
Werk je je prijzen bij, dan geldt dat vanaf het moment dat je een item opnieuw in een offerte gebruikt. Bestaande offertes en facturen behouden de prijs die er destijds in stond — een offerte die met terugwerkende kracht van prijs verandert, is onbruikbaar als aanbod.
Binnen een offerte kun je een opgehaalde regel altijd nog aanpassen zonder dat de catalogus meeverandert. Handig voor eenmalige kortingen of maatwerk.
Waarom eenheden ertoe doen
Een eenheid maakt een offerte controleerbaar voor je klant. '45 m² vloer leggen' is te toetsen, 'vloerwerk, 1 stuk' niet. Bij nacalculatie of discussie over meerwerk is het verschil tussen die twee formuleringen precies het verschil tussen een korte en een lange discussie.
Veelgestelde vragen
- Veranderen oude offertes mee als ik een prijs aanpas?
- Nee. Bestaande documenten behouden de prijs die erin stond; de nieuwe prijs geldt vanaf het volgende gebruik.
- Kan ik een catalogusregel in een offerte nog aanpassen?
- Ja. Aanpassingen binnen een offerte hebben geen effect op het catalogusitem zelf.
- Wat doe ik met producten die ik niet meer verkoop?
- Zet ze op inactief. Ze verdwijnen uit de keuzelijst en oude documenten blijven kloppen.