Creditfacturen: fouten corrigeren zonder je administratie te breken
Een verstuurde factuur pas je niet aan — die crediteer je. AanvraX koppelt de creditfactuur aan het origineel en verwerkt hem in je BTW.
Er gaat weleens iets mis: een verkeerd aantal, een dienst die uiteindelijk niet is geleverd, een klant die iets terugstuurt. De verleiding is dan groot om de oorspronkelijke factuur even aan te passen. Dat is precies wat je niet moet doen — een verstuurde factuur is een uitgegeven document en hoort ongewijzigd te blijven.
De juiste correctie is een creditfactuur: een tegenboeking die verwijst naar het origineel. AanvraX maakt die relatie expliciet en houdt bij hoeveel van een factuur al is gecrediteerd.
Volledig of gedeeltelijk crediteren
Je kunt een factuur volledig crediteren of maar een deel ervan. Bij een gedeeltelijke creditering krijgt de originele factuur de status 'deels gecrediteerd' en blijft zichtbaar welk bedrag nog geldig is. Bij volledige creditering wordt de factuur als gecrediteerd gemarkeerd.
Creditfacturen krijgen hun eigen nummerreeks met een eigen voorvoegsel, zodat ze in je administratie meteen als correctie herkenbaar zijn en niet door je gewone factuurnummering lopen.
Redenen vastleggen
Bij elke creditfactuur leg je een reden vast: retour, fout, coulance of een eigen omschrijving. Dat kost drie seconden en bespaart later een reconstructie. Over een jaar heen laat de verdeling van die redenen bovendien iets zien over je proces — veel 'fout' wijst op iets structureels in je facturatie, veel 'retour' op iets in je levering.
- Retour — de klant heeft goederen teruggestuurd
- Fout — er stond iets onjuists op de originele factuur
- Coulance — je scheldt een bedrag kwijt
- Overig — met vrije toelichting
Doorwerking in omzet en BTW
Een creditfactuur werkt in AanvraX met negatieve bedragen. Daardoor verlaagt hij automatisch de omzet en de BTW van de gecrediteerde regels, en werkt de correctie door in je totalen en export. Je hoeft dus niets handmatig terug te rekenen.
Veelgestelde vragen
- Mag ik een verstuurde factuur gewoon aanpassen?
- Nee. Een uitgegeven factuur hoort ongewijzigd te blijven; de correctie loopt via een creditfactuur die naar het origineel verwijst.
- Kan ik een deel van een factuur crediteren?
- Ja. De originele factuur krijgt dan de status 'deels gecrediteerd' en het resterende bedrag blijft zichtbaar.
- Moet ik de BTW zelf corrigeren na een creditfactuur?
- Nee. De creditfactuur telt met negatieve bedragen mee in de BTW-berekening van de betreffende periode.