E-facturatie: UBL, Peppol en de hybride PDF
Facturen die machines kunnen lezen. AanvraX genereert UBL 2.1 volgens Peppol BIS Billing 3.0, en sluit die XML desgewenst in de PDF zelf in.
Een PDF is prima voor mensen en waardeloos voor software. Wie factureert aan de overheid of aan grotere organisaties krijgt vroeg of laat de vraag om een echte e-factuur: een gestructureerd XML-bestand dat het boekhoudsysteem van de ontvanger automatisch kan inlezen.
AanvraX ondersteunt dat op twee manieren, en het verschil tussen die twee is belangrijk genoeg om even bij stil te staan.
UBL 2.1 volgens Peppol BIS Billing 3.0
Bij het definitief maken van een factuur kan AanvraX een UBL 2.1 XML-document genereren dat voldoet aan Peppol BIS Billing 3.0, de Europese afspraak die op zijn beurt gebaseerd is op de norm EN 16931. Dat is precies het formaat dat Nederlandse overheidsinstanties verlangen voor B2G-facturatie.
De XML bevat de juiste customization- en profile-identifiers, het documenttypecode 380 voor facturen en 381 voor creditnota's, en een volledige belastingspecificatie met de correcte BTW-categoriecodes. Ook verleggingsregelingen en intracommunautaire leveringen worden met de juiste codes weggeschreven — anders keurt de ontvangende partij het bestand af.
De gegenereerde XML wordt bij de factuur opgeslagen, zodat je hem later opnieuw kunt aanleveren zonder de factuur te hoeven regenereren.
Eén bestand voor mens én machine
Er is een praktisch probleem: je wilt niet twee bestanden versturen waarvan er één onleesbaar is voor de ontvanger. AanvraX lost dat op door de UBL-XML als bijlage in het PDF-bestand zelf op te nemen — een gewone, leesbare factuur met de gegevens erin verstopt.
De ontvanger die de factuur openklikt, ziet gewoon je factuur zoals altijd. Het boekhoudpakket van diezelfde ontvanger haalt de XML eruit en boekt hem automatisch in. Eén bestand, twee doelgroepen. De koppeling wordt vastgelegd met AFRelationship 'Alternative', wat aangeeft dat de XML een alternatieve weergave van hetzelfde document is. Let op: dit is niet hetzelfde als Factur-X of ZUGFeRD — die normen schrijven CII als XML-taal voor in plaats van UBL, plus PDF/A-3. Wij sluiten UBL in, wat elk gangbaar boekhoudpakket leest, maar wat een strikte Factur-X-validator niet als Factur-X erkent.
Validatie vóór verzending
Voordat er XML wordt gegenereerd, controleert de app of de factuur alle velden bevat die de norm vereist. Ontbreekt er iets — een BTW-nummer bij een zakelijke klant, een verplicht adresveld — dan krijg je dat te zien vóór verzending in plaats van als afkeurbericht daarna.
Dat scheelt de meest frustrerende variant van een factuurprobleem: eentje die pas twee weken later terugkomt, als het betalingstermijn al loopt.
Wanneer heb je dit nodig?
Voor particuliere klanten is een PDF prima; die hebben geen KvK, geen BTW-nummer en geen boekhoudsysteem dat XML inleest. AanvraX maakt daarom onderscheid tussen zakelijke en particuliere klanten en biedt e-facturatie aan waar het zinvol is.
Zakelijke ontvangers, en zeker overheidsinstellingen, vragen er in toenemende mate om. De Europese ontwikkeling gaat één kant op: gestructureerde facturatie wordt de norm en niet de uitzondering.
Veelgestelde vragen
- Is de hybride PDF hetzelfde als Factur-X?
- Nee. Het idee is hetzelfde — één bestand voor mens en machine — maar Factur-X en ZUGFeRD schrijven CII voor als XML-taal en PDF/A-3 als bestandsvorm. AanvraX sluit UBL in een gewone PDF in. Dat leest elk gangbaar boekhoudpakket, maar het is die norm niet.
- Voldoet dit aan de eisen voor facturen aan de overheid?
- De XML volgt Peppol BIS Billing 3.0 op basis van EN 16931, het profiel dat voor Nederlandse B2G-facturatie wordt gevraagd.
- Kan ik e-facturen sturen naar particuliere klanten?
- Dat kan, maar het heeft weinig zin: particulieren hebben geen systeem dat de XML verwerkt. AanvraX houdt onderscheid tussen zakelijk en particulier.