Terugkerende facturen en abonnementsfacturatie
Eén keer instellen, daarna vanzelf. Wekelijks tot jaarlijks, met of zonder automatisch versturen.
Onderhoudscontracten, retainers, licenties, servicepakketten: werk dat elke maand hetzelfde is, hoort niet elke maand opnieuw handmatig gefactureerd te worden. Het is repetitief, en repetitief werk is precies waar fouten en vergeten facturen ontstaan.
Een terugkerende factuur in AanvraX is een sjabloon met een schema. Het sjabloon bevat de volledige factuurinhoud; het schema bepaalt wanneer daar een echte factuur uit ontstaat.
Het sjabloon
Een terugkerend sjabloon krijgt een herkenbare naam en bevat alles wat een gewone factuur ook heeft: de klant, de regels, een eventuele korting, reiskosten, de BTW-behandeling, notities en betaalinstructies. Wijzig je het sjabloon, dan geldt dat vanaf de volgende gegenereerde factuur — al verstuurde facturen blijven onaangetast.
Het schema
Je kiest een frequentie: wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, per kwartaal of jaarlijks. Daarbij horen een startdatum en optioneel een einddatum of een maximumaantal facturen. Dat laatste is handig bij een contract van bijvoorbeeld twaalf termijnen: je stelt het één keer in en het stopt vanzelf op het juiste moment.
De app houdt de eerstvolgende uitvoerdatum bij, de laatste uitvoerdatum en het aantal facturen dat al is gegenereerd.
- Frequenties: wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, per kwartaal, jaarlijks
- Startdatum en optionele einddatum
- Optioneel maximum aantal te genereren facturen
- Eerstvolgende en laatste uitvoerdatum inzichtelijk
- Teller van reeds gegenereerde facturen
Automatisch versturen of eerst nakijken
Per sjabloon bepaal je of de gegenereerde factuur automatisch wordt verstuurd of eerst als concept klaargezet. Voor een vast maandbedrag is automatisch versturen prima. Wisselt het bedrag per periode, dan wil je er eerst even naar kijken — de app dwingt geen keuze af.
Ook stel je in hoeveel dagen vóór de vervaldatum de factuur uitgaat en welke betaaltermijn eraan hangt.
Pauzeren, hervatten en stoppen
Een terugkerende factuur heeft vier statussen: actief, gepauzeerd, voltooid en geannuleerd. Pauzeren is bewust een aparte status: ligt een klant tijdelijk stil, dan zet je de reeks op pauze zonder het sjabloon te verliezen. Hervatten is daarna één handeling.
Voltooid krijgt een reeks automatisch zodra de einddatum of het maximumaantal is bereikt.
Veelgestelde vragen
- Kan ik een reeks tijdelijk stopzetten?
- Ja, met de status gepauzeerd. Het sjabloon blijft bewaard en je hervat wanneer je wilt.
- Wat gebeurt er als ik het sjabloon aanpas?
- De wijziging geldt vanaf de volgende gegenereerde factuur. Al verstuurde facturen veranderen niet.
- Hoeveel terugkerende sjablonen kan ik maken?
- Het gratis abonnement biedt één sjabloon; met Pro is dat niet beperkt tot dat aantal.