Factuur maken als zzp'er

Deze lijst komt uit de Wet op de omzetbelasting en geldt voor elke factuur die je aan een ondernemer stuurt. Voor particulieren gelden dezelfde regels in de praktijk, omdat je de factuur zelf ook in je administratie nodig hebt.

Je factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn. Je mag zelf de vorm kiezen — 2026-001 werkt net zo goed als 1 — maar je mag geen nummers overslaan en geen nummer twee keer gebruiken. Een ontbrekend nummer roept bij een controle de vraag op welke factuur daar zat.

Vandaar ook de belangrijkste regel bij een fout: je past een verstuurde factuur niet aan. Je maakt een creditfactuur die naar het oorspronkelijke nummer verwijst en stuurt daarna een nieuwe factuur met een nieuw nummer. De oude blijft in je administratie staan.

Voor de meeste zzp'ers is het antwoord 21%. Het verlaagde tarief van 9% geldt voor een afgebakende lijst — onder meer voedingsmiddelen, kappersdiensten en het schilderen of stukadoren van woningen ouder dan twee jaar. Lever je zowel 21%- als 9%-werk in één opdracht, dan splits je dat op de factuur met een eigen subtotaal per tarief.

Werk je als onderaannemer in de bouw, of factureer je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan verleg je de btw. Je rekent dan zelf niets, maar de factuur moet wél letterlijk "btw verlegd" vermelden én het btw-nummer van je klant bevatten. Zonder die twee is de verlegging niet onderbouwd.

Val je onder de kleineondernemersregeling, dan breng je geen btw in rekening en vermeld je dat op de factuur. Je btw-identificatienummer zet je er nog steeds op.

Spreek je niets af, dan geldt wettelijk een betaaltermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Je mag een kortere termijn afspreken; zet die dan op de offerte én op de factuur, zodat je er later naar kunt verwijzen.

Wordt er niet betaald, dan stuur je eerst een herinnering. Bij een zakelijke klant mag je na het verstrijken van de termijn de wettelijke handelsrente en incassokosten in rekening brengen; bij een particulier moet je eerst een aanmaning met een termijn van veertien dagen sturen voordat je kosten mag doorberekenen.

Facturen vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar — voor facturen die met onroerend goed te maken hebben is het tien jaar. Dat geldt voor de facturen die je verstuurt én die je ontvangt.

De bewaarplicht gaat over de originele vorm. Krijg je een factuur digitaal binnen, dan bewaar je het digitale bestand; een uitgeprint exemplaar telt niet als origineel. Andersom mag je een papieren factuur wel scannen, zolang de scan volledig en leesbaar blijft en je het origineel niet meer nodig hebt om de inhoud te bewijzen.

Met een paar facturen per maand kom je met een sjabloon in Word of Excel prima weg. Het breekt op twee plekken: de nummering, die je zelf moet bijhouden, en het btw-totaal, dat je bij elke aanpassing opnieuw uitrekent. Dat zijn precies de twee dingen waar een controle naar kijkt.

AanvraX geeft je factuurnummers automatisch en doorlopend uit, rekent de btw per tarief uit en zet de verplichte gegevens uit je bedrijfsprofiel op elke factuur, zodat je er niet één kunt vergeten. Je maakt van een geaccepteerde offerte met één handeling een factuur, en de pdf gaat direct naar je klant.