Is e-facturatie verplicht?
Wat er vandaag geldt, wat er echt aankomt, en waarom je online datums leest die nergens op gebaseerd zijn.
Het korte antwoord: nee, je bent als ondernemer in Nederland niet verplicht om je facturen elektronisch te versturen aan andere bedrijven. Er is geen Nederlandse B2B-verplichting, en er is er ook geen aangekondigd voor 2027 of 2028.
Dat is een nuttiger antwoord dan het lijkt, want er staan behoorlijk wat artikelen online die wél harde datums noemen. Die halen meestal de Belgische regels, de Duitse invoering of het Europese ViDA-traject door elkaar. Hieronder staat per situatie wat er werkelijk geldt.
Wat nu al verplicht is
Lever je aan de overheid, dan speelt e-factureren wel degelijk. Aanbestedende diensten in Nederland moeten elektronische facturen kunnen ontvangen en verwerken volgens de Europese norm EN 16931, en bij de Rijksoverheid is e-factureren voor leveranciers de aangewezen route. Een PDF per mail volstaat daar niet.
Dat is de enige categorie waarin je in Nederland vandaag tegen een verplichting aanloopt. Voor facturen aan bedrijven en particulieren mag je zelf kiezen, zolang je afnemer akkoord is met de vorm.
Wat er wél aankomt: ViDA
Het Europese pakket "Btw in het digitale tijdperk" (ViDA) is aangenomen en regelt onder meer digitale rapportage van grensoverschrijdende transacties. Vanaf 1 juli 2030 wordt e-facturatie verplicht voor B2B-transacties tussen ondernemers in verschillende EU-landen, met een gestandaardiseerd formaat en rapportage aan de belastingdienst.
Dat raakt dus de facturen die je naar het buitenland stuurt, niet je binnenlandse administratie. Voor een puur Nederlandse klantenkring verandert er op die datum niets.
Lidstaten mogen sinds 2025 zelf een binnenlandse e-factuurverplichting invoeren zonder toestemming van Brussel. Nederland heeft dat niet gedaan en heeft er ook geen wetsvoorstel voor liggen. Als dat verandert, komt daar een wetstraject met een overgangstermijn bij — het overvalt je niet.
Waar de datums 2026, 2027 en 2028 vandaan komen
België heeft per 1 januari 2026 e-facturatie verplicht gesteld voor binnenlandse B2B-transacties, via het Peppol-netwerk. Dat is een Belgische regel. Hij raakt je alleen als je in België gevestigd bent — factureer je vanuit Nederland aan een Belgische klant, dan geldt de Nederlandse situatie voor jou. In de praktijk zullen Belgische afnemers wel steeds vaker om een e-factuur vragen omdat hun eigen administratie erop is ingericht.
Duitsland kent sinds 2025 een gefaseerde invoering, waarbij bedrijven eerst e-facturen moeten kunnen ontvangen en pas later moeten versturen. Ook dat is nationale wetgeving die niet naar Nederland overwaait.
Kom je een artikel tegen dat een Nederlandse verplichting in 2027 of 2028 noemt: dat is een van deze twee regelingen die verkeerd is overgenomen. Controleer het bij de bron voordat je er een softwarekeuze op baseert.
Een PDF is geen e-factuur
Het misverstand dat het vaakst geld kost: een factuur als PDF mailen is geen elektronisch factureren in de zin van de regels. Een e-factuur is een gestructureerd databestand — meestal UBL — dat de software van je klant zonder tussenkomst kan inlezen. De PDF is voor mensen, het XML-bestand is voor systemen.
Peppol is het netwerk waarover die bestanden verstuurd worden, vergelijkbaar met hoe e-mail werkt: jij hebt een toegangspunt, je klant heeft er een, en het bericht gaat via een afgesproken adressering. Verplicht is dat netwerk in Nederland niet, maar het is wel de route waarlangs vrijwel alle e-facturatie loopt.
Wat je nu zinnig kunt doen
Niets overhaasten is een verdedigbare keuze. Wat wel loont, is nagaan of je factuurprogramma UBL kan uitleveren. Kan het dat, dan ben je klaar voor een overheidsopdracht of een buitenlandse klant die erom vraagt, zonder dat je nu iets hoeft te veranderen aan hoe je factureert.
De tweede is een randvoorwaarde die vaak vergeten wordt: een e-factuur wordt automatisch verwerkt, dus fouten worden ook automatisch afgekeurd. Een kloppend btw-nummer, een doorlopende nummering en een correcte btw-specificatie zijn bij e-facturatie geen netheid maar een vereiste om überhaupt aan te komen.
Veelgestelde vragen
- Is e-facturatie in Nederland verplicht in 2028?
- Nee. Er is geen Nederlandse wet die e-facturatie tussen bedrijven in 2027 of 2028 verplicht stelt, en er ligt ook geen wetsvoorstel met die datum. Artikelen die dat beweren verwarren het meestal met de Belgische verplichting van 1 januari 2026 of de gefaseerde Duitse invoering.
- Is Peppol verplicht voor zzp'ers?
- Nee. Peppol is een netwerk, geen wettelijke verplichting. Je hebt het nodig zodra je aan de Rijksoverheid levert of zodra een klant erom vraagt, maar je bent niet verplicht je erop aan te sluiten.
- Telt een factuur als PDF mee als e-factuur?
- Niet in de zin van de e-facturatieregels. Die vragen om een gestructureerd bestand, meestal UBL, dat een systeem zonder overtypen kan verwerken. Een PDF blijft prima voor gewone facturen aan bedrijven en particulieren.
- Moet ik nu al iets regelen?
- Alleen als je aan de overheid levert of buitenlandse zakelijke klanten hebt die erom vragen. Verder is het genoeg om te weten dat je factuurprogramma UBL kan uitleveren wanneer het zover is.